KMS secara sistematis meliputi beberapa siklus. Selanjutnya akan dipaparkan siklus knowledge management dalam penelitian “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice” oleh Max Evans bersama Natasha Ali. Siklus itu meliputi antara lain identifikasi, pembuatan, penyimpanan, pembagian, penggunaan, pembelajaran, dan improvisasi. Secara detail dengan keterangannya akan ditampilkan dalam tulisan tersendiri.
KMS dapat diilustrasikan dalam bentuk piramida kognitif. KMS mengilustrasikan bagaimana informasi bisa diolah menjadi sebuah pengetahuan dan kemudian dijadikan dasar untuk memutuskan sesuatu. Elemen paling dasar sebagai bagian piramida terbawah adalah data, selanjutnya data diubah menjadi informasi, dengan berbagai masalah yang mengikutinya. Informasi yang terorganisir menjadi pengetahuan menempati posisi di atasnya dan yang teratas adalah kebijakan, merupakan pemakaian pengetahuan sebagai dasar pembuatan keputusan. Di lain waktu, piramida KMS ini akan ditulis lengkap agar lebih jelas.
Selanjutnya ditampilkan salah satu model KMS Hirakata Takeuchi dan Ikujiro Nonaka, yang disebut sebagai Model Dimensi Pengetahuan SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization). Model yang disusun oleh dua peneliti berkebangsaan Jepang itu, berpendapat bahwa ilmu pengetahuan memiliki karakter yang dinamis serta bisa berubah bentuk dari eksplisit menjadi implisit, dan sebaliknya. Mereka membuat model penciptaan pengetahuan yang memudahkan organisasi untuk memprosesnya.
1. Socialization terbentuk akibat kegiatan berbagi pengetahuan yang dilakukan secara langsung. Hal ini menjadi transfer pengetahuan antara individu yang satu dengan yang lain secara implisit (dipahami, tetapi belum disadari).
2. Externalization merupakan perubahan bentuk dari implisit ke eksplisit. Dengan ini, pengetahuan disebarluaskan lewat berbagai media dan saluran, sehingga lebih mudah dipahami oleh orang lain.
3. Combination merupakan kegiatan mengumpulkan pengetahuan eksplisit ke satu media agar lebih sistematis. Hal ini dilakukan melalui penambahan pengetahuan yang baru.
4. Internalization adalah perubahan dari bentuk eksplisit ke bentuk implisit kembali. Contohnya yaitu proses belajar, lalu membentuk pengetahuan baru di dalam diri seseorang.
Akhirnya, dapat disimpulkan bahwa institusi memerlukan KMS untuk menerapkan pengetahuan yang dikuasai oleh stafnya, termasuk pengetahuan promosi kesehatan. Jika tidak menerapkan sistem tersebut, pengetahuan baru yang muncul tidak akan memberi perubahan, baik bagi institusi kesehatan. Saatnya menerapkan KMS di institusi kesehatan, yang setara dengan penyebaran pengetahuan secara getok tular di era dahulu.
Oleh : Desy Puspita, SKM, M.Kes – Promotor kesehatan, bertugas di RSJ Sambang Lihum
